“Oprechtheid en geduld zijn een vereiste voor een coach.” 

Ellenlange gesprekken over het functioneren van en met een medewerker. Als leidinggevende draai je om de hete brei heen, steek je veel tijd in het contact, maar maak je eigenlijk nooit je punt. Waarom niet? Terwijl het binnen 1 minuut mogelijk is om de mentale stemming van een medewerker bij te sturen (H2). “Het doel? De taal van de uitdaging: het is groen en geniet van het hier en nu” H6)

“One Minute Coaching speelt kort op de bal. Wat is je ambitie? Wat is je doel? Je doel bepaalt de norm. Hoe hoog leg je de lat? Door One Minute Coaching maak je helder en direct de norm duidelijk. Door kort op de bal te spelen en mensen met hun gedrag te confronteren, zal het helpen jouw team te motiveren.” -Cees de Jong, Algemeen Directeur BNP Paribas Assurance-

De basis van het boek ‘One Minute Coaching’ is het model ‘mentale stemmingen’ van de Amerikaanse psycholoog J.E. Loehr. Victor Mion gebruikte als tenniscoach deze manier van beïnvloeden bij het coachen van tennisprofessionals. Wat is er prettiger dan iemand die je op een positieve manier kan beïnvloeden om je te helpen je doel te bereiken, juist als het er omgaat?

Er zijn vier mentale stemmingen in dit model te onderscheiden (H1):

• Uitdaging: het ideale scenario. Je voelt je betrokken, gemotiveerd en gefocust.
• Spanning en verkramping: je bent gericht op de uitkomst. Gericht op het ‘daar en dan’ en niet op het ‘hier en nu’.
• Woede en frustratie: je gaat uit van eerlijkheid en rechtvaardigheid. Je voelt je echter gedwarsboomd in het behalen van je doelen.
• Afhaken: je voelt je niet meer betrokken bij het doel en de taak. Je voelt je een buitenstaander. Je neemt afstand.

Mentale stemmingen kunnen als een ‘achtbaan’ zijn. Een persoon kan zich uitgedaagd voelen, maar met één opmerking volledig afhaken. In de sport kan een coach een time-out aanvragen om de mentale stemming om te buigen.

“In het bedrijfsleven kunnen deze stemmingswisselingen ook in een split second beïnvloed worden.Zolang de ander zich maar coachable opstelt.”

De vier communicatietechnieken (H1):

• Inspireren: is naar de toekomst toe het geloof en vertrouwen in de ander uitspreken;
• Complimenteren: is het benoemen van de kwaliteiten van de ander;
• Confronteren: is de ander een spiegel voorhouden, vaak met een vraag;
• Provoceren: is de ander uitdagen. De ander uit de tent lokken.

“Coach vanuit je uitdaging en intentie om de ander te raken in zijn mentale stemming -en niet aanspreken op gedrag-.”

Drie doelstellingen die je in 1 minuut kan nastreven (H1):

Fase 1: in deze fase is het creëren van openheid de belangrijkste doelstelling van de leidinggevende.

Fase 2: in deze fase is de doelstelling om de eigen mentale stemmingen, het daaruit voortvloeiende gedrag en de keuzes die mensen daarin maken te spiegelen (bewustwording).

Fase 3: in deze fase zie je, als de bewustwording er is, verandering in mentale stemming en gedrag optreden.

Korte toelichting op onderstaande tabel met mentale typeringen voor medewerkers: Deze mentale typeringen zijn weer afgeleid van het model met de vier mentale stemmingen. Deze mentale stemmingen kunnen zich in verschillende situaties voordoen. Door One Minute Coaching leg je de verantwoordelijkheid bij de ander en lig je in korte tijde de vinger bij de zere plek. De tweede kolom geeft de doelstelling van de coach aan en de derde kolom is het communicatiemiddel dat gebruikt wordt.

De mentale typering van de medewerker	Het doel van de One Minute Coach (voorbeeld)	Communicatiemiddel (voorbeeld)	Direct effect (voorbeeld)
De ambitieuze en betrokken medewerker	Bewustwording creëren, waardering laten blijken.	Complimenteren en inspireren.	De medewerker houdt de flow vast en blijft zich inzetten voor gestelde doelen.
De onzekere medewerker	Focus op kansen i.p.v. bedreigingen. Eerste stap in de verandering.	Complimenteren en inspireren op de persoon en de prestatie. Gebruik een oprecht schouderklopje.	De medewerker bouwt meer zelfvertrouwen op.
De verkrampte medewerker	Openheid van zaken. Verkramping bespreekbaar maken.	Inspiratie. Maak een onderscheid tussen het resultaat en de prestatie . ‘Doe het maar,….fouten mogen gemaakt worden.’	De medewerker waardeert de eigen prestaties meer.
De gefrustreerde medewerker	Openheid van zaken. Frustraties bespreekbaar maken.	Confrontatie. Frustraties beïnvloeden door focus mee te geven op zaken die nog wel te beïnvloeden zijn.	De medewerker heet meer overzicht, meer contact en geeft ruimte voor dialoog.
De medewerker met het vertekend zelfbeeld	Openheid van zaken over zelfbeeld.	Empoweren (bij een te negatie zelfbeeld). Provocatie en confrontatie bij een te positief zelfbeeld.	De medewerker overweegt meer realistische doelstellingen.
De ongrijpbare medewerker	Openheid van zaken rond de discipline in keuzes.	Confrontatie op het effect van deze houding. ‘Voor mij ben je ongrijpbaar, daardoor heb ik geen enkel gevoel bij onze samenwerking.’	De medewerker is aanspreekbaar op deze ‘afhaakhouding’.
De ongemotiveerde medewerker	Bewustwording. Demotivatie bespreekbaar maken.	Confrontatie. Concreet de mentale stemming benoemen. Spiegelen. ‘In mijn beleving kun je veel beter, klopt dat?’	De medewerker is zich bewust van de eigen maatstaven en denkt na over volgende stappen in zijn ontwikkeling.
De excuusmaker	Bewustwording van het effect van het ‘ja, maar’ op het leren en samenwerken.	Provocatie of confrontatie. Maak gebruik van heterdaadjes: ‘Nu doe je het weer.’ Staat de medewerker open voor coaching? Complimenteer bij de bewustwordingsmomenten.	De medewerker is zich bewust van de eigen inzet en leerinstelling.

Heb je een minuutje? ‘Serve it while it’s hot’. Wat is het rendement? Verbazing, bewustwording en soms zelfs ander gedrag.”De clou: One Minute Coachen op het moment suprême kan enorm effectief zijn! En mocht het niet lukken, wat is alles bij elkaar nu een minuut?”

Off-days bestaan niet….hooguit off-minutes. Vergelijk dit met de wispelturigheid van spelende kinderen. Deze metafoor past prima bij ons eigen functioneren, alleen hebben wij in de achterliggende jaren de kunst van het verbergen geleerd.

“De strekking van One Minute Coaching is dat mentale stemming een vrije keuze is die los staat van de situatie of gebeurtenis. Dit wil zeggen: je kunt altijd kiezen voor je mentale stemming, de verantwoordelijkheid van deze keuze ligt bij jou.”

Een leidinggevende kan je een zetje geven naar de juiste stemming.

Timemanagement is mindmanagement (H5). Het gaat om het besef wat niet alleen wenselijk is, maar ook echt moet gebeuren. Bijvoorbeeld: een opgeruimd bureau en een deadline halen is wenselijk, maar als je het niet echt belangrijk vindt dan gebeurt het niet of het gebeurt omdat het moet.

“Een mentaal sterke geest neemt een beslissing en voert die beslissing uit. Punt. Wat er ook gebeurt. Tijd is prioriteit.”

“Veel mensen doen dingen gedachteloos. Gedachteloosheid heeft kwalijke en schadelijke kanten!

Are you coachable or not (H7)? Er zijn momenten dat een werknemer niet coachable is. De werknemer laat zijn mentale stemming niet beïnvloeden. Wat te doen?

• Ga niet inhoudelijk in op het probleem en benoem het niet coachable zijn.
• Leg de verantwoordelijkheid voor de perceptie van de taak of opdracht bij de werknemer.
• Biedt mentale hulp en geen helpende handen!

Er zijn verschillende excuses te noemen om niet te coachen, maar:

1. waarom hebben professionals in de sport een coach nodig?
2. Waarom hebben deze professionals er vaak veel geld voor over om zich die coach te veroorloven?

“Coachen is noodzakelijk om tot de beste resultaten te komen. Wet weten het allemaal: iedereen heeft soms een coach nodig.”

Twee mogelijke verklaringen dat coaching niet nodig is:

1. Vanwege het actie-reactieprincipe. Het is spannend om kritiek te leveren. Daarmee nodig je de ander immers uit om kritiek terug te leveren en dat maakt kwetsbaar.
2. Vanwege de wederzijdse afhankelijkheid. In het actie-reactieprincipe willen we graag de relatie met de medewerker in stand houden en coaching kan de relatie schaden. De manager zal een balans moeten vinden in een professionele, zakelijke relatie en een persoonlijke band. Dat komt zijn onafhankelijke coaching ten behoeve van resultaat en ontwikkeling ten goede.

Wat kun je in 1 minuut bereiken? Het ijzer smeden als het heet is, maar hoe smeed je het ijzer?

• Stel haalbare doelen, keer op keer, stap voor stap. Het smeden begint tenslotte met het opwarmen.
• Maak gebruik van de vier communicatietechnieken: complimenteren, inspireren, confronteren, provoceren.

De verschillende mentale typeringen van medewerkers worden besproken:

• Hoe coach je een excuusmaker (H10)? Zo’n excuusmaker uit Jamare. Met een heterdaadje: ‘nu doe je het weer..’. Van een afhaker zal deze persoon opschuiven naar frustratie. Provocatie of confrontatie helpt mensen zich bewust te maken van hun ‘ja maar’ op anderen.
• Hoe coach je spanning bij een ander (H11)? Het is als een duw het diepe. Je moet zwemmen, maar de zwemleraar helpt je om te leren zwemmen. Zo gaat het ook met de aanpak van een verandering of gewoonte. Complimenteer als manager elke vooruitgang, inspireer en geef vertrouwen.
• De medewerker met het vertekend zelfbeeld (H12). De Belgische mop: ken je die spookrijder die via de radio hoort date er een spoorrijders is gesignaleerd? Als hij de afslag neemt, ziet hij ineens heel veel auto’s op zich afkomen. Hij roept: ‘wat er is niet één spoorrijder er zijn er wel honderd!’ Je snapt het wel: dit type is een uitdaging voor een manager.
• Hoe ontdek je spanning bij een ander (H13)? Een medewerker gebruikt vaak het woordje ‘niet’ in zijn woorden. Je ziet verkramping vaak bij medewerkers die meer gericht zijn op het resultaat dan op de prestatie die hier ten grondslag ligt. Ook zie je vaak verkramping bij medewerker in organisatieverandering en gedrag moeten veranderen.
• Het drifkikkertje en de gefrustreerde manager: ‘nu even niet’ (H14). Coach nooit vanuit frustratie. Voorbeeld van bellende collega in vergadering: blijven aankijken en provocerende vraag stellen.

Hoofdstuk 15 zet de top 10 van excuses op een rijtje om niet gecoacht te hoeven worden.

Inspireren op de zeepkist (H16). Inspireren in 1 minuut. De valkuil waar mensen steeds weer instappen is inhoud, inhoud, inhoud. Wat mensen echter in beweging brengt is het verhaal achter het verhaal. Kortom, waar zit de inspiratie? Gebruik beeldspraak die bij je past, blijf authentiek. Focus op de boodschap, geloof daarin en durf je mensen te inspireren. Houd deze drie aapjes in je mouw:

• Om inspirerend te zijn voor anderen moet je eerst jezelf inspireren.
• Blijf uit de inhoud en geloof in je boodschap.
• Maak gebruik van de metafoor. Beeldspraak spreekt mensen aan en beweegt mensen.

Kun je goed op eieren lopen (H17)? Veel leidinggevenden denken wel tien keer na voordat zij gaan coachen, bang voor de reactie. Sta stil bij wat je in coaching voor ogen hebt:

1. Say what you mean en say it mean!
2. Respect yourself!
3. You’re so nice that they will kick you!

Het is rood en staat op het punt van ontploffen (H18). Wacht niet tot het te laat is en maak de bom zo snel mogelijk onschadelijk. En bedenk: houd het kort. Graag!

Als een boer die kiespijn heeft (H19). Managers, bedenk: ieder moment is een coachingsmoment. Er wordt op je gelet en je blik wordt voortdurend geïnterpreteerd. Bedenk dat je op je best bent met je aandacht in het hier en nu. Weet wat je doet en moet doen.

De ongrijpbare mederwerker (H20). Praktisch ieder team heeft er één. Veel managers gaan op de inhoud in als de situatie zich voordoet. Zij gaan uitleggen, verklaren, waarom een medewerker zich niet aan de afspraak heeft gehouden. Zonde. Kansloze zaak. Niet doen.  Hoe pak je dit gedrag  in 1 minuut aan:

• Benoem het ongrijpbare gedrag. Provoceer: ‘je bent net een glibberig stuk zeep’.
• Maak gebruik van een heterdaadje tijdens het gesprek: ‘nu doe je het weer’. Leg de bal bij de ander.
• Geef aan dat je geen vat hebt op de ander en dat dit geen basis is voor samenwerking.
• Loop na de One Minute Coaching weg bij de ander (zorg dat de bal bij de ander ligt).

Probeer deze strategie een maand vol te houden voordat je een ander soort gesprek aangaat. Als er frustratie ontstaat is dat een verschuiving in de mentale stemming. Let op: voorzichtig bij de ongrijpbare medewerker, want misschien is deze zich niet bewust van zijn gedrag.

Het is grijs en zit op het balkon (H21). Je kent ze wel, de twee mannetjes van de Muppet Show. Ze zitten erbij en kijken ernaar. Veel cynisme en weinig betrokkenheid. Afhaken is voor veel mensen aanstekelijk. Zet twee afhakers bij een groep enthousiaste mensen en voordat je er erg in hebt gaan mensen zich met de afhakers bemoeien. De tip bij afhakers: “Geef ze korte tijd de aandacht en blijf vervolgens uit hun buurt. Pak een dag later de bal weer op en herhaal deze aanpak. Na verloopt van tijd zijn ze in jouw sop aan het gaarkoken. En heb geduld, want diep in hun hart willen ze er nog graag bij zijn.

Ik zie blinde vlekken (H22). Confronteren is niet onderuit halen, botte opmerkingen maken of schofferen. Nee, het is iemand een spiegel voorhouden en de ander bewust maken van zijn of haar ‘blinde vlekken’. Prachtige anekdote over het lezen van de notulen!

O, wat heb ik heerlijk gegeten, schat (H23)! Wat is het verschil tussen bedanken en complimenteren? Bedanken doe je vanuit jezelf, complimenteren is voor de ander. ‘O, wat heb ik heerlijk gegeten schat’ of ‘wat heb jij lekker gekookt’. Voel je het verschil? Waarom hebben we moeite met complimenteren?

1. Focus van de leidinggevende. Ben je gericht op fouten, dan is het lastig om te complimenteren. Focus op sterke punten van een ander!
2. Overtuiging van de leidinggevende.  ‘Van complimenten worden mensen lui’ of ‘mensen worden achterdochtig’ of ‘ik heb zelf ook geen complimenten nodig’.
3. Cultuur binnen een instituut, bedrijf of organisatie. Complimenten worden verkracht tot een cynische opmerking.

“Als coachable bent dan doet een compliment je goed en kan je in een andere gemoedstoestand brengen. Geef een compliment oprecht, welgemeend en check of de ander je compliment ontvangt.”

Don’t try this at home (H24). Zie je het model met de vier cirkels voor je? Niet? Dan nogmaals het plaatje. wat gebeurt er als je gepest wordt. Juist, dan gaat je stemming van binnen naar buiten: be-uitvloeding.

Vier manieren om te be-uitvloeden:

• ‘Ik heb gewoon altijd gelijk’: discussiewinaars
• ‘Dat zeg je nu wel, maar…’: muggenzifters
• ‘Je moet doen wat ik’: dreigers
• ‘Kun je nu niets goeds’: criticasters

“Be-uitvloeden is makkelijk. Beïnvloeden daarentegen is een stuk moeilijker. Je wil dan de ander (helpen) te versterken binnen de context van de situatie. Met be-uitvloeden trigger je de ander, je hebt dus voor het beïnvloeden al een stap gemaakt.”

Timemanagement is mindmanagement (H25) -deel 2- Past pauze houden bij timemanagement. Zeker, als het maar een bewuste keuze is. Dan is het mindmanagement, want jij bepaalt wat in je mentale boog gebeurt. Het is mindmanagement als je je volledig op de gekozen actie kunt richten. Misschien is het niet de beste keuze achteraf, maar je staat er wel volledig achter. Ga niet af op wat anderen van je actie vinden, focus je, laat je niet afleiden, leef in het hier en nu.

Leer afhaken bij jezelf herkennen en roep jezelf tot de orde. Mindmanagement is dus:

• bewustwording van je eigen mentale stemming;
• grip houden op je eigen mentale stemming;
• mentale veerkracht: dit zegt iets over de tijd die je nodig hebt om in de uitdaging terug te komen;

De ongemotiveerde medewerker (H26). Het woord ‘gemotiveerd’ kennen we allemaal wel en heeft een negatieve klank. We kennen ook wel de momenten dat we liever iets anders wat leuker is. Of er zijn medewerkers die van eenvoudige administratieve klussen een dagtaak maken (als teamleider). Waarom? Bijvoorbeeld, omdat zij bang zijn om mensen direct te benaderen. Wat deze medewerker (teamleider) nodig heeft? Provocatie: ‘weet je het salaris van een administratief medewerker. Of:’het lijkt alsof je je bezig houdt met randvoorwaarden en dat de job je werkelijke job je minder boeit,’ Ga niet de discussie aan, maar pak de bal later op.

Het zwaard van…(H27). Yes, Damocles. Er kan verkramping zijn door een bedreigende situatie in je werk. Hierdoor kan er angst ontstaan en verkramping. Een tegenbeweging zou kunnen zijn: schat je angst op waarde en wapen je ertegen. Bijvoorbeeld: dreigt er ontslag, zorg voor een goed cv, houd jezelf fit, stel je proactief op. Kijken wat dat met jezelf en de ander doet!

‘Excuses, we vragen ernaar’ (H28). ‘We hebben vandaag meer afgeleerd, dan aangeleerd’. Bijvoorbeeld: bij een verkrampte medewerker gaan vragen waar de kramp vandaan komt. Een leidinggevende wordt, voordat hij het weet, een medeplichtige. Je creëert een partner in crime. Een legitimatie voor mentaal zwak gedrag.

“Je mag als leidinggevende conclusies trekken, de spiegel voorhouden en de verantwoordelijkheid voor de mentale stemmingen en het gedrag wat daardoor wordt bepaald bij de medewerker laten liggen.”

Motiveren, we zijn het verleerd (H29). Voorbeeld: vader met zijn gezin op vakantie en van tevoren hebben ze er allemaal zin in. Echter, na één gedroomde vakantiedag slaat de stemming in het gezin al om. De zon  schijnt, het strand is pracht, maar de rijen voor de kassa’s zijn lang en als je ergens heen wilt sta je in de file. Het valt eigenlijk wat tegen, het is saai en het de uitdaging wordt gemist.

Tsja, zie dan jezelf eens te motiveren. Dat blijkt lastig in dit soort gevallen. Je ziet iets dergelijks ook in bedrijven (ook bij leidinggevenden). We kunnen ons lastig focussen op een bepaalde opdracht. De neiging is er om snel af te haken en het probleem bij de opdracht neer te leggen.

“Onze geest heeft een focus nodig. Een levendige geest zoekt de focus steeds weer. Ze zoekt betrokkenheid in elke situatie, wil altijd iets met de situatie, de tijd en de omstandigheden doen. Ze heeft de intentie om er altijd het beste van te maken”

Kortom: saai en geestdodend werk bestaat niet! Conclusie:

• stel doelen die aansluiten bij je drijfveren.
• Focus op de gestelde doelen.
• Geniet van het hier en nu, ook al is het anders dan verwacht.

De jonge hond (H30). Het coachen van de ambitieuze betrokken medewerker. Vaak geef je al leidinggevende deze personen te weinig aandacht. Is er angst dat deze persoon je voorbijstreeft?

Wat moet je niet doen met de ambitieuze medewerker?

• geef geen verkapte complimenten via de collega’s.
• ga niet de strijd aan.
• Sluit geen pact met hem of haar tegen de rest.

Daarom: wat doe je wel?

• leg je hardere aanpak, met strengere eisen, uit.
• stel doelen samen met hem of haar.
• complimenteer en durf je meerdere te erkennen.
• gun deze medewerker een betere toekomst: als het eenmaal zover is, mag hij of zij de organisatie ontgroeien.

Cooling down: de kom op-coach: over het verschil tussen managen en coachen. 

Vaak zie je als leidinggevende de productie van werknemers, wat eruit de handen komt. Als dit tegenval dan roept men: ‘kom op, een schepje erbovenop’. Maar het hoofd, datgene wat de productie uiteindelijk bepaalt, die mentale stemming, heeft meer nodig dan ‘kom op’.

Als iemand te laat komt bij een overleg, gaan we uitleggen dat het belangrijk is om op tijd te zijn of als iemand zich niet aan afspraken houdt, dan ga we afspraken steeds concreter maken. We pakken echter het mindset van deze mensen niet aan.

Om medewerker in beweging te brengen moet je altijd de mentale stemming achter het gedrag polsen. Want dit is de knopt waar je aan kan draaien.

Weet wanneer je je mensen moet coachen. En stop met kom-oppen.